Le Corner, 16 Rue de la Banque 75002 Paris
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Elodie Dufilh-Plassy, Directrice Achats Adjointe chez SAGEMCOM, nous livre son témoignage sur le chantier de réaménagement des bureaux de SAGEMCOM à Bécon-les-Bruyères, dans un immeuble flambant neuf de 20 000M2, pour lequel MOORE Design a conseillé et fourni le mobilier de bureau en partenariat avec KNOLL.
Un projet d’envergure qui relevait du défi puisque les équipes ont du le livrer en à peine 5 mois !
Nous avions pour projet de déménager dans un immeuble neuf de 20 000m2 que l’on a dû aménager à partir d’une page blanche, avec en tout plus de 1000 personnes rattachées au site. Une des spécificités de ce projet était que nous avons 70% des effectifs qui travaillent en Recherche et Développement, ce qui nécessite beaucoup de moyens, d’équipements électroniques et de laboratoires techniques.
Nous souhaitions également déménager afin d’être à proximité d’une gare pour attirer un maximum de talents et être le plus accessible possible.
Il y en avait plusieurs !
Le premier a été de proposer des espaces de travail qui soient adaptés à nos métiers, en prenant en compte la spécificité de la R&D. Nous avons fait faire des bureaux sur-mesure en amont du projet. Nous avons ainsi fait réaliser 2 prototypes avec 3 fabricants différents afin de pouvoir les tester. De nombreux entretiens avec nos métiers R&D ont alors été organisés afin de choisir la solution la plus adaptée, ce qui nous a permis de spécifier précisément ce que nous souhaitions dans l’appel d’offre.
Le second défi était de renforcer les services proposés aux collaborateurs, toujours pour rendre le site le plus attractif possible, avec notamment la mise en place d’un restaurant de qualité, une brasserie ouverte aux collaborateurs et aux clients et fournisseurs, une conciergerie, ou encore une salle de sport.
Enfin, le dernier grand défi a été de tenir les délais contraints puisque nous avons réceptionné le bâtiment complet à la mi-juin et que les premiers collaborateurs ont déménagé à la mi-novembre. Ce qui nous a laissé à peine 5 mois pour tout réaliser sur les 20 000m2, des macro-lots techniques à l’installation des sols et du mobilier.
Nous avons tous redoublés d’efforts pour tenir les délais grâce à une communication renforcée tout au long du projet à la fois entre les entreprises, la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’exécution, afin que tout soit fluide et agile pour tenir notre objectif commun.
On a tenu les délais, et réussi à faire emménager les collaborateurs dans les temps, c’est un beau défi relevé en équipe, tout en respectant le budget qui n’était bien sûr pas illimité !
De par notre métier qui nécessite beaucoup de R&D et de matériel, nous ne pouvons pas travailler en flexoffice. La Direction souhaitait conserver les bureaux attribués pour que les collaborateurs se sentent bien. Il y a une cinquantaine de bureaux individuels pour les Directeurs.rices, et le reste des collaborateurs est situé dans des openspaces qu’on a baptisé « villages », par service. Nous avons souhaité créer des espaces accueillants avec des végétaux et des arbres par endroit. Enfin, les espaces ne sont pas linéaires, on a cassé les lignes droites pour éviter les grands couloirs et favoriser une circulation plus fluide entre les bureaux.
Une des forces également a été de développer les espaces de réunion : nous avons trois fois plus d’espaces de salles de réunion que dans nos précédents bureaux, toutes sont équipées de systèmes de visionnage intégrés. On a également beaucoup de salles de réunion de proximité, qui sont très pratiques pour les points informels.
Les espaces sont beaucoup moins cloisonnés qu’auparavant, on a pu réorganiser les équipes par grandes fonctions, alors qu’elles étaient plus éclatées avant, la communication des équipes est renforcée, avec également des espaces de tisanerie à chaque étage favorisant la convivialité.
Le fait que MOORE nous propose de gérer la logistique de A à Z avec la société Hidem a été un vrai plus, c’est une force avec la gestion de l’entrepôt, la maîtrise de la chaîne, mais aussi l’installation qui s’est très bien passée.
L’offre multimarques de MOORE a également été capitale car elle nous a permis d’adresser l’intégralité de l’offre, des macro-lots aux lots séparés de bureaux, salles de réunion, espaces extérieurs, espaces d’accueil : MOORE avait une offre clé en main permettant d’adresser toutes ces dimensions du projet, ce qui est une vraie force.
La réactivité de la chargée d’affaires, Pauline, qui s’est occupée de notre compte a également été décisif dans notre choix. Le travail en bonne intelligence avec Herman Miller a également été réellement apprécié, notamment pour tenir notre budget et trouver des solutions en cas de difficultés.
Nous avons particulièrement apprécié la recherche de solutions adaptées tout en respectant les souhaits de l’architecte suite aux différentes variantes proposées. Les équipes de MOORE Design ont su faire preuve d’agilité, de réactivité et d’adaptabilité en proposant des solutions rapides et adaptées aux contraintes tout au long du projet qui présentait de nombreux défis. Pour les macro-lots, et même pour de plus petits enjeux de mobilier, l’équipe MOORE s’est montrée force de proposition et réactive avec des réponses en cohérence avec le projet.
Côté mobilier, il y a eu très peu de SAV car le mobilier a été minutieusement choisi, notamment le choix du fauteuil KNOLL car il nous a fallu avoir les validations d’un grand nombre de parties prenantes : infirmière, médecin du travail, RH, collaborateurs… L’unanimité a été difficile à obtenir, mais les équipes de MOORE se sont montrées forces de proposition pour répondre au mieux au brief.
Le déménagement s’est déroulé sur 5 semaines ; les équipes se sont très vite approprié les espaces, les cartons ont été défaits en un jour. On entend même certains dire qu’ils ont l’impression d’être là depuis des mois ! Nous avons réussi à créer des espaces accueillants, le fait de retrouver des bureaux d’angle sur-mesure comme on avait dans notre ancien site a été particulièrement apprécié par les équipes.
Nous sommes sur un campus très moderne qui est conforme avec les 3D présentées au début du projet. Nous avons réalisé un travail de communication interne avec la diffusion de vidéos de l’avancée du chantier chaque mois aux équipes. Tout a été fait pour respecter les intentions de l’architecte mais aussi le bien-être des salariés.
Globalement les retours sur l’appropriation des lieux sont très positifs, et je pense que les gens ont très vite oublié l’ancien site. Encore merci aux équipes projets, maîtrises d’œuvre et entreprises qui ont joué le jeu pour réussir à tenir les délais serrés des 5 mois !
